Предыдущая статья «Психоблогии» была посвящена 3 лучшим книгам по тайм-менеджменту для начинающих.
Однако, возможно, что вы уже знаете основы тайм-менеджменте и не нуждаетесь в теории. Вы из тех людей, кто предпочитает действовать, и вам гораздо интересней узнать, как реализовать все эти идеи на практике.
В 21 веке самый быстрый, удобный и эффективный способ для самоорганизации и планирования времени – это использование соответствующих программ для компьютеров и смартфонов.
Но есть одна проблема. Их тысячи! Какую выбрать?
К счастью, есть программа, которая является общепризнанным лидером в данной области. Ей пользуются миллионы людей по всему миру, она универсальна, бесплатна и, как минимум, на две головы выше всех конкурентов.
Что это за программа и почему 90% людей используют ее только на 10% от ее возможностей? Как вам избежать подобных ошибок, начать применять данную программу уже сегодня и добиться от нее максимальной эффективности?
В статье вы найдете ответы на все эти вопросы, но сначала небольшая предыстория.
Все началось со старого доброго MS Outlook…
Тайм-менеджментом я впервые заинтересовался примерно 10 лет назад. Нагрузка на работе была серьезная. Приходилось работать почти каждые выходные, периодически спать по 2-3 часа. При этом сроки выполнения задач мной все равно периодически нарушались, а количество дел не уменьшалось. Нужно было что-то менять.
Когда я впервые услышал про тайм-менеджмент, то ухватился за эту идею, как за соломинку. Я начал читать книги по данной теме, пошагово внедрять различные системы и идеи.
Предпринятые мной шаги довольно быстро дали первые результаты. Я почти перестал срывать сроки и все реже выходил на работу по выходным.
Однако настоящий переворот в моей системе управления временем произошел тогда, когда я начал использовать для самоорганизации компьютерные программы.
Одной из первых таких программ стал Outlook (почтовая программа, входящая в Microsoft Office). Идея использовать данную программу для тайм-менеджмента появилась у меня благодаря книге Глеба Архангельского «Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010».
Автор разработал отличную систему планирования дел с помощью данной программы, которая позволяла упорядочить все задачи, четко расставить приоритеты и не нарушать сроки.
Учитывая, что до этого я пытался вести свои списки дел в тетрадках и блокнотах, ощущения были фантастическими. Наверное, примерно так чувствовали себя люди, которые годами считали на счетах, и внезапно им в руки попал калькулятор 🙂
Пару лет Outlook и система Глеба Архангельского служили мне верой и правдой. Однако наш мир меняется с невероятной скоростью. И если в 2009-2010 гг. меня все устраивало, то после появления современных смартфонов я осознал, что Outlook – это далеко не вершина эволюции. Поэтому я начал подыскивать ему достойную замену.
И поиски оказались успешными.
В тот период у меня впервые появилась идея создания собственного сайта. При этом, будучи гуманитарием по образованию и роду деятельности, я был крайне далек от всех технических моментов, которые связаны с веб-дизайном.
Перерыв интернет в поисках подходящей информации по данной проблеме, я наткнулся на обучающие видеокурсы Евгения Попова по HTML и CSS. Посмотрев несколько уроков, я был приятно удивлен, насколько просто, понятно и доступно он объясняет сложные технические моменты.
Подписавшись на его блог, я обратил внимание, что он публикует не только информацию, касающуюся создания сайтов. Многие посты были посвящены вопросам, связанным с повышением личной эффективности и саморазвитием, что было для меня не менее интересным.
Советы в блоге были невероятно простые, но в то же время чрезвычайно полезные.
Например, из блога Евгения Попова я почерпнул идею о том, что аудиокниги и обучающие ролики на YouTube можно спокойно слушать (смотреть) с ускорением в полтора-два раза, без каких-либо проблем с восприятием поступающей информации.
К своему стыду должен признать, что раньше этот элементарный лайфхак не приходил мне в голову. Даже самых медленных спикеров я слушал с обычной скоростью, теряя уйму времени и нервов.
Теперь, конечно, я слушаю аудиокниги исключительно с ускорением 2х. За прошедшие годы этот простой совет сэкономил мне сотни часов и оказался гораздо полезней, чем многие объемные книги по личной эффективности от именитых авторов.
Неудивительно, что именно благодаря Евгению Попову я узнал о компьютерной программе, которая при правильном подходе может стать идеальным инструментом для планирования времени и тайм-менеджмента.
Такой программой стал Evernote.
С помощью видеокурса Евгения Попова «Evernote-Мастер» я всего за один день освоил данную программу и сразу осознал, какие невероятные возможности в ней заложены.
Evernote оказался гораздо более подходящим для планирования времени и решения других задач, связанных с тайм-менеджмент, чем Outlook. Применительно к этой сфере деятельности он был явно быстрее, проще и удобнее, чем тяжеловесный почтовый клиент от Microsoft, а также обладал рядом дополнительных полезных функций.
Уже несколько лет Evernote остается моим верным помощником, я не вижу ему достойных альтернатив и совершенно позабыл про Outlook.
Так я в очередной раз убедился, что новые технологии — это новые возможности. Главное, сразу внедрять их на практике.
Чем же так хорош Evernote?
Конечно, до просмотра видеокурса я кое-что слышал об этой программе, в частности, знал, что она предназначена для хранения заметок. Однако при этом у меня была полная уверенность, что блокнота на компьютере и встроенной программы для создания заметок на смартфоне мне вполне достаточно. «Зачем еще устанавливать всякую бесполезную ерунду?» – думал я, на тот момент даже не подозревая, как много теряю из-за этого заблуждения.
На самом деле в этом заблуждении была доля истины. Evernote действительно не принесет особой пользы тем людям, которые не знают как его использовать правильно. Они создадут несколько десятков заметок, запутаются в них и через какое-то время забудут про эту программу или, в лучшем случае, будут использовать ее на 5-10% от потенциальных возможностей.
Вместе с тем при правильном подходе и продуманной системе Evernote становится универсальным и незаменимым помощником для современного делового человека.
Наряду с идеальным инструментом для планирования времени и тайм-менеджмента, вы получаете совершенное и функциональное хранилище любой нужной вам информации: списков дел, идей, документов, статей из интернета, pdf файлов, визиток, платежных паролей, номеров карт и пин-кодов (естественно, в зашифрованном виде), сканов договоров, свидетельств и многих других данных, пригодных для хранения в цифровом формате.
Представьте, что все это идеально упорядочено и разбито по категориям. При этом доступ к любому файлу, любой заметке вы можете получить мгновенно со своего компьютера, планшета или смартфона из любого места, где есть интернет.
При наличии грамотной системы вы всегда будете знать, что и где находится, а если что-то забудете – на помощь придет мощнейший поиск.
Достаточно вбить всего одно слово и Evernote мгновенно выдаст вам все заметки и документы, которые его содержат.
Что особенно впечатляет, поиск ведется даже по сохраненным фотографиям и скриншотам. Если на них есть какой-то текст, программа распознает его автоматически. То есть, если через год вам понадобится договор, который вы перефотографировали своим смартфоном и сохранили в Evernote, не будет никаких проблем. Достаточно вспомнить всего одно слово из этого договора, и программа найдет его мгновенно. Что попало в Evernote – вы уже никогда не потеряете.
Еще одна удобная функция – сохранение информации из Интернета на всех ваших устройствах одновременно. Предположим, что в офисе вы работаете за компьютером и натыкаетесь на какую-то интересную статью, но сейчас у вас совершенно нет времени ее читать. Достаточно сохранить ее в Evernote, и сохраненная страница сайта будет автоматически синхронизирована со всеми вашими устройствами.
Вы сможете спокойно почитать ее на своем смартфоне по дороге домой или на домашнем ноутбуке, отдыхая в любимом кресле. При этом даже среди сотен сохраненных статей вы всегда без труда найдете именно ту, которая вас интересует в данный момент. Вам не придется мучительно перебирать сотни закладок в браузере или вспоминать, на каком же сайте она была опубликована. Достаточно вбить в поиск Evernote всего одно слово из данной статьи, и она найдется моментально.
Evernote также может поработать и вашим личным секретарем, который никогда ничего не забывает.
Добавьте к любой заметке дату и время, когда вам нужно получить напоминание, и в заданный день и час вы увидите на своем смартфоне, планшете, ноутбуке или компьютере соответствующее уведомление.
Это самый удобный и надежный способ не забыть про любые важные для вас события: встречи, переговоры, поездки, дни рождения друзей и любые другие дела или мероприятия, требующие вашего внимания.
Таким образом, в современном информационном обществе Evernote – это универсальный швейцарский нож, который всегда полезно иметь при себе. По данным на конец 2017 года данной программой пользуется более 200 миллионов человек, и такая популярность абсолютно заслужена. Плюс ко всему, в базовой комплектации Evernote бесплатен, что делает его еще более привлекательным 🙂
Evernote + Правильная система = Безграничные возможности
Следует учесть один важный момент: Evernote – это всего лишь инструмент. Для эффективного тайм-менеджмента и продуктивной работы с информацией одной только программы недостаточно. Вам также потребуются определенные знания.
Во-первых, вы должны знать все его возможности и уметь применять их.
Во-вторых, вам понадобится простая и понятная система, которая сделает данную программу дружелюбной и удобной именно для вас.
Приведу наглядный пример.
Допустим, что в вашем кабинете имеется письменный стол с единственным ящиком. Если работы много, довольно быстро стол и ящик окажутся завалены бумагами.
Что делать в этом случае?
Большинство людей идут по самому простому и очевидному пути. Они покупают (или выбивают у руководства) более крутой стол с множеством ящиков, здоровый шкаф, кучу лотков, канцелярских папок с файлами и внушительный сейф в придачу.
Вот теперь все будет хорошо, верно? К сожалению, нет.
Если у вас нет грамотной системы для работы с документами, через некоторое время и стол, и лотки, и шкаф, и папки, и сейф, и даже часть пола окажутся завалены бесконечными стопками бумаг. При этом ваши шансы найти что-то нужное среди всей этой макулатуры сведутся практически к нулю, и жизнь в офисе станет еще беспросветнее, чем раньше.
При этом, готов поспорить, что почти у каждого из нас есть друзья или коллеги, у которых таких проблем нет. У них всегда чистый стол, они мгновенно находят любой нужный документ и, без видимого напряжения, делают в несколько раз больше, чем их коллеги. И причина вовсе не в том, что ящики у них глубже или работы меньше. Просто они организованы и у них есть система.
То же самое справедливо и для Evernote. Да, при желании в него можно поместить больше информации и документов, чем в сотню письменных столов и тысячи шкафов. Однако без продуманной системы он станет всего лишь огромной и бесполезной свалкой цифрового мусора.
Поэтому постарайтесь не только изучите Evernote, но и разработать для себя продуманную систему для хранения информации.
Большим подспорьем для вас мог бы стать упомянутый выше курс Евгения Попова, однако, к сожалению, на сегодняшний день он сильно устарел и уже снят с продаж.
Тем не менее, на YouTube Вы можете найти обучающие видео по данной программе, которые дадут Вам необходимые начальные знания и подскажут, в каком направлении двигаться дальше.
Освоив Evernote и научившись правильно его использовать, вы сможете эффективно работать с большими объемами информации и всегда будете иметь под рукой нужные документы, файлы, статьи, идеи, контакты и любые другие данные. Вам станет гораздо легче планировать свое время, выбирать приоритетные задачи, соблюдать установленные сроки и последовательно добиваться намеченных целей.
Вы сделает огромный шаг вперед в искусстве тайм-менеджмента и получите огромное преимущество перед теми людьми, которые из-за собственной лени, безынициативности, боязни новых технологий и отсутствия знаний упускают открывающиеся перед ними возможности.
Двигайтесь вперед и старайтесь каждый день становиться чуточку лучше. Успехов Вам в освоении Evernote!
